Compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration du 27 mai 2019

Membre du CA présents :

• Grichka Lingerat (Président)
• Marie Gauthier
• François Rech de Laval
• Gabriela Gonzalez
• Etienne Establie
• Emilie Buezo de Manzanedo
• Pauline Bonnefous
• Maxime Bousquet
• Sophie Fremiot
• Sébastien Cirroteau
• Nathalie Leroux

Invités :

• Mathieu Maufoux (directeur)
• Aurélie Crémon (maman de Mathilda)
• Sophie Launay (maman de Johanne)
• Marie-Davia Mozziconacci (maman de Théodore)

Une première partie des discussions porte sur la mise en place de l’organigramme pour la rentrée 2019. Les décisions finales seront prises en concertation avec l’équipe.

Le recrutement de nouvelles familles pour la rentrée est aussi en cours, il reste 8 places vacantes, surtout en 16-18 mois ; les familles sont en train d’être contactées.

Berceau réservataire

Mille et Une Crèches nous propose d’accueillir un berceau réservataire à la rentrée (un petit). Actuellement il y a trois berceaux d’entreprise dans la crèche, mais l’un d’eux part fin juillet (et les deux autres sont des familles qui participent au fonctionnement associatif). L’entrée d’un nouveau berceau réservataire est donc possible selon notre règlement mais doit être voté par le CA.

Résultat du vote :
Pour : 10 votes
Contre : 1 vote

Modification du règlement de fonctionnement

Le CA doit voter une modification de l’article 15 du règlement de fonctionnement de la crèche pour se mettre en accord avec la législation concernant les obligations vaccinales.

L’article 15 est ainsi formulé :
« Les vaccinations doivent être réalisées en respectant les recommandations officielles : D.T.P ; Coqueluche ; Infections à Haemophilus et à Pneumocoque ; Hépatite B ; Rougeole, Oreillons, Rubéoles ; Méningite C.
S’il apparaît que l’enfant n’est pas à jour de ses vaccinations, seule une admission provisoire sera possible. Les parents doivent alors procéder aux vaccinations manquantes selon le calendrier vaccinal, en vigueur, dans un délai de 3 mois suivant la notification de la crèche.
La condition de respect du calendrier vaccinal sera vérifiée régulièrement ; le directeur de la crèche sera fondé à exclure l’enfant en cas de non-respect de ce calendrier vaccinal. Seul un certificat médical de contre-indication établi par le médecin traitant de l’enfant et soumis à approbation par le médecin référent de la crèche fera office de dispense à cette obligation vaccinale. »

Résultat du vote :
Pour : 10 votes
Contre : 0 vote
Abstention : 1 vote

La discussion porte ensuite sur la mise en place de la nouvelle organisation associative de la crèche. Il est rappelé que toutes les commissions doivent faire remonter au CA leurs fiches-action (détail des actions qu’elles mènent) avant l’Assemblée Générale du 24 juin.

Nous abordons l’évolution du rôle des parents de permanence pour l’année prochaine. Les parents n’auront plus à préparer le goûter mais s’occuperont d’autres tâches : préparer les restes à emporter et vider la poubelle de la salle de bains par exemple.

Concernant la gestion des déchets de la crèche, nous lançons une réflexion sur l’opportunité d’avoir un composteur et sur un éventuel changement du fournisseur de couches pour des couches plus biodégradables.

Les sujets à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale Ordinaire du 24 juin seront :

• Présentation des comptes
• Bilan moral 2018
• Bilan financier 2018
• Election du nouveau CA

Parents : 22 présents
Professionnels : 5 présents

Ordre du jour

Restitution des travaux menés en réunion dernièrement (en lieu et place de la validation des comptes, le comptable étant en retard).

Réorganisation des professionnels

Directeur :

Réorganisation suite à 2 constats posés par l’équipe :

1. Le projet pédagogique convient toujours à l’équipe, donc il n’est pas remis en cause. Toutefois, la notion de référent-e peut de temps en temps être vécu de manière « enfermante » par le personnel, les attentes étant telles que leur satisfaction ne laisse plus de place aux autres tâches. Une restitution plus complète sera faite en septembre, lors de la réunion de rentrée, le temps de formaliser le résultat de la réflexion d’équipe. Quoiqu’il en soit la relation parent-professionnel restera un axe fort du projet.
2. Un autre aspect, plus organisationnel, abordé également au sein de la com RH : la révision de l’organigramme. D’une part, les remplacements occupent une grande partie du temps du Directeur, d’autant que la délégation de pouvoirs du Président vers le Directeur a entrainé un accroissement des tâches de celui-ci. Le rôle de directeur adjoint (occupé par Christophe) devrait donc être recentré sur la supervision des deux unités et les remplacements, avec pour conséquence la disparition des 2 référents pédagogiques (et la modification des autres fiches de postes : à préciser en septembre avec un nouvel organigramme en cours de préparation par la com RH).

Deux embauches en septembre : référent A à babord et référent B à tribord.

Parent : Qui va remplacer Frédérique ?

Directeur : On ne sait pas. En formation de directeur, je constate que toutes les crèches recrutent. Mais l’objectif est que la réorganisation soit complétée en septembre au moment de lancer le recrutement.

Parent : Comment payer les postes supplémentaires ?

Directeur : On reste sur une masse salariale constante (400 000 euros). On était sur 2 pesées hautes, on restera sur une pesée haute (Christophe) et une embauche en pesée basse. Le budget sera tenu grâce aux berceaux d’entreprise (limité à 2 ?).

Président : L’important est que l’équipe adhère à la nouvelle organisation. L’offre de la crèche reste du même niveau et porte les mêmes valeurs.

Parent : Et à propos du rôle de référent : quelles sont les solutions envisagées ?

Directeur : <je n’ai pas compris !>

Président : L’année prochaine sera une année de transition, pour l’équipe comme pour les parents.

Réorganisation des parents

Concernant l’organisation des parents, le besoin d’un autre fonctionnement découle du constat que les parents ne se connaissent pas assez et se sentent un peu enfermés dans les commissions. Un fonctionnement en pôles a tout d’abord été proposé mais ce sont les notions d’espaces de rencontre (le « faire ensemble ») et de tâches à réaliser («l’opérationnalité » ) qui ont finalement guidé les solutions qui seront  déployées à la rentrée prochaine. Il est important que les parents fassent leurs retours sur cette nouvelle organisation.

Opérationnalité : comment s’organiser pour réaliser les tâches ?

En substitution des commissions, il est proposé de définir l’ensemble des tâches dont l’exécution est requise pour assurer le bon fonctionnement de la crèche (-> rédaction de fiches de tâches).

Certaines tâches sont inévitables (finance, rh) => seront prises en charge par le CA (prévoir 10-12 personnes au minimum).

Pour les autres tâches :

• Si elles sont récurrentes : désignation d’une ou plusieurs personnes qui en prennent le mandat : responsabilité de la bonne exécution, coordination de l’action avec les parents « volontaires ». Exemples :
  • Administration du site -> 2 mandataires (permet un tuilage entre un parent « expérimenté » et un parent « débutant ») ;
  • Publication de la feuille de chou -> 2 mandataires (rédac’ chef, responsable de la mise en page) + 2 volontaires pour la production de contenu ;
  • Abonnement Ecole des Loisirs -> 1 mandataire ;
  • Planning des permanences -> 2 mandataires.
• Si elles sont ponctuelles : fonctionnement en groupe de volontaires », qui peuvent se constituer lors des réunions parentales. Exemple :
  • Cadeau de fin d’année des « grands » qui quittent la crèche ;
  • Nettoyage mensuel de la cour ;
  • Organisation du vide-grenier ;
  • Entretiens d’évaluation ;
  • Organisation des fêtes, des pots de départ.

Avantage : organisation plus souple qui permet à chacun de participer aux tâches qui lui plaisent. Mais qui s’assurera que chaque famille participe ET que l’ensemble des tâches est bien réalisé ? Est-ce le rôle du CA ?

Observations

• Disparition des com
• Les parentales : vont nécessiter de l’assiduité (en cohérence avec les statuts)
• Le CA : va évoluer -> fiches de postes à prévoir avant la constitution du prochain CA ?
• Réflexion autour des outils de communication : tableau partagé dans l’entrée, sms, mails, …
• Réflexion sur comment présenter aux nouveaux parents le fonctionnement, dès le début de l’année. Imaginer un petit livret ou un poster (ou réactualiser les outils existants ?), qui résume les différents types de réunion, le déroulé des permanences,… A savoir que le rôle du parent en permanence sera retravaillé l’année prochaine par l’équipe pédagogique.

Fonctionnement associatif

Rappel : s’inscrire pour la rentrée prochaine
Les parents actuels sont prioritaires mais attention à la date limite !

Organisation des événements festifs : à anticiper
Choukri accepte de venir travailler le week-end pour nettoyer après les apéros du vendredi soir mais cela doit s’anticiper afin de s’assurer que sa charge de travail reste équilibrée.

Présidence : Grichka se proposer de reprendre le poste pour un an
Afin d’assurer la continuité dans le changement :-)

Renouvellement prochain du CA : appel à candidature
Voté en juin

Fermeture de la crèche le 10 juin

Conclusion / à faire

Rédaction des fiches action par chaque com, pour fin mai