Membres présents :

• Florence DUCLOS (Raphaëlle à Bâbord) – présidente
• Nicolas CORAL GELIS (Layla à Tribord) – secrétaire
• Romain KASSEL (Sybille à Tribord)
• Thomas SAUVALLE (Camille à Tribord) – trésorier
• Daniel KELLY (Esmé à Bâbord)
• Nicolas LUBY (Wanda à Bâbord)
• Marie GUIRAUD (Suzanne à Tribord)
• Kevin ARNOULT (Paulin à Bâbord)
• Thibaud REGNIER (Ivan à Bâbord)

Invités :

• Mathieu MAUFOUX – Directeur
• Carine CASOTTO – Directrice adjointe
• Laëtitia BAJAL (Gabriel à Bâbord) – Représentante Pôle Animation
• Gwen LAUS-PLUSQUELLEC (Ewan à Tribord) – Représentant Pôle Communication
• Julie PLAISANCIE (Wanda à Bâbord)

1) Activités des pôles

a) Pôle Communication
Clémentine (Tribord) et Stéphanie (Bâbord) s’occupent de la gestion du planning des
permanences.
Le site internet de l’association est en cours de mise à jour avec la refonte du formulaire
d’inscription, de la gestion des inscriptions et des listes d’attente et avec en projet l’ajout de
plusieurs nouvelles fonctionnalités, comme par exemple :

• L’envoi automatique de mails de réponse et de relance aux familles en attente de
  place,
• La gestion de documents.
  Les autres actions en cours sont :
• Le projet de mise à jour du livret d’accueil.
• La mise à jour en cours de liste de diffusion des mails.

b) Pôle Animation
Objectif d’organisation d’animations autour de temps forts dans l’année :

• La fête de l’automne le 19/11/2022,
• La fête de Noël le 10/12/2022,
• La brocante du printemps,
• La fête de fin d’année,
  Pendant ces événements-là, d’autres activités annexes pourront avoir lieu, comme les
  représentations de la chorale de la crèche.
  Ajouté à cela, des apéros seront organisés régulièrement, avec un rythme autour de 1 fois
  par mois.
  Concernant la chorale, un groupe Whattsapp a été mis en place, et il est possible de se
  rapprocher d’Eloi (Inès à Tribord) pour l’organisation.

Autre événement notable : le déstockage et nettoyage de la salle de repli le samedi
19/11/2022, le matin.
Un planning des activités de l’année sera communiqué par le pôle Animation.

2) Commission d’Admission Unique (CAU)

a) Contexte
La mairie souhaite voir toutes les crèches associatives logées par la Mairie adhérer à la
CAU. Une réunion d’information sur le sujet a eu lieu début 2022 pour présenter cet objectif
aux associations concernées.

b) Situation actuelle
Rires et Grimaces a été invitée ce jour, le 08/11/2022 à participer à une réunion de travail à
laquelle s’est rendue Mathieu avec une responsable du système de la CAU, un responsable
de la CAU et la technicienne responsable du secteur géographique de la crèche.
Mathieu a de nouveau présenté les réticences de l’association à entrer dans la CAU :

• Frein financier :
• Rires et Grimaces se repose aujourd’hui sur l’aide financière apportée par les
  berceaux réservataires,
• Il n’y a actuellement pas de temps morts entre les départs et les arrivées des
  membres de la crèche du fait de la gestion indépendante des adhésions à
  l’association, ce qui permet d’éviter les périodes transitoires et les trous de
  trésorerie associés,
• Frein lié au projet associatif : Le fonctionnement de la crèche repose sur un projet
  associatif porté par les parents, tant au niveau éducatif qu’administratif de la
  structure. Il est important de s’assurer que les nouveaux membres de l’association
  adhèrent à ce projet.
• Gestion de fratries : La CAU ne garantit pas que les fratries aient des places dans les
  mêmes établissements, ce qui est un critère pris en compte par l’association.

A ces points spécifiques, les réponses suivantes ont été apportées :

• Rires et Grimaces pourra conserver 10% de gestion directe de ces places, ce qui
  permet de conserver le nombre de berceaux réservataires dont la crèche a besoin
  aujourd’hui,
• La CAU comprend désormais des listes d’attentes qui permettent de réagir très vite
  en cas de départ d’un membre de l’association pour trouver un remplaçant,
• La crèche conservera le choix des nouveaux membres parmi une liste fournie par la
  CAU, ce qui permettra de contacter les candidats pour s’assurer de leur adhésion au
  projet associatif.
  Mathieu est invité à assister à la prochaine CAU (mars 2023) pour être témoin de son
  fonctionnement. Cette CAU décidera des attributions pour la rentrée septembre 2023 (mais ne concernera pas encore Rires et Grimaces)

3) Point RH
Une apprentie a été recrutée à Tribord, Shania, en remplacement de Nuivéris, sur un contrat
d’un an. Le rythme de cet apprentissage est le suivant : formation le matin et crèche
l’après-midi, ce qui est adapté au fonctionnement de la structure.
Les fonds pour les Emplois Aidés sont toujours en très nette baisse. Le contrat de Kévin se
termine à la fin du mois.
Les parents proposent l’organisation d’un pot de départ le mercredi 30/11/2022 à 18h30. Un
mail dédié sera envoyé.
Nathalie est en arrêt maladie jusqu’au vendredi 18/11/2022.
Les primes de fin d’année doivent être décidées. Elles seront votées par le CA courant
Novembre (lors du prochain CA). Historiquement, une prime identique pour tous les salariés
variant entre 300€ et 500€ est donnée chaque année.
Les nouvelles dispositions concernant la prime de partage de la valeur conduiront peut-être
la structure à la verser fin janvier plutôt que fin décembre si cela peut en maximiser le
montant.
Les entretiens individuels seront tenus à partir du 21/11/2022 par les membres du CA.
Sur ce sujet :

• Florence enverra la trame des entretiens,
• Le CA propose que les entretiens soient tenus par un membre à bâbord et un
  membre à tribord à chaque fois, en s’assurant que le salarié vu ne soit pas référent
  d’un enfant des membres qu’il.elle verra,
• Un bilan des entretiens sera présenté aux salariés au premier trimestre 2023,
• Les entretiens seront tenus aux horaires suivants : 11h30, 12h30, 13h30 et 14h si
  besoin.

Le CA vote à l’unanimité la période de congés d’été 2023 du 28/07/2023 au 29/08/2023.

4) Réunion associative du 16/11/2022
L’ordre du jour de la réunion comprend :

• La préparation de la fête de Noël,
• L’hygiène à la crèche, avec notamment comme sujet à aborder le port des
  surchaussures.

Membres présents :

• Florence DUCLOS (Raphaëlle à Bâbord) – présidente
• Nicolas CORAL GELIS (Layla à Tribord) – secrétaire
• Mathilde RIVIERE (Sybille à Tribord)
• Thomas SAUVALLE (Camille à Tribord) – trésorier
• Daniel KELLY (Esmé à Bâbord)
• Nicolas LUBY (Wanda à Bâbord)

Invités :

• Mathieu MAUFOUX – Directeur
• Carine CASOTTO – Directrice adjointe
• Cécilia LOMBARDO (Lou à Bâbord)
• Ariane DOR (Maud à Tribord)
• Marie GUIRAUD (Suzanne à Tribord)

1) Accueil des nouvelles familles
Plusieurs familles ont remonté ne pas recevoir les mails de l’association. Les invitations aux
listes de destinataires vont être refaites.
La gestion de ces listes semble être problématique cette année probablement du fait de
changements dans la gestion des droits du côté de Google. Le CA suggère que ce sujet
puisse être traité par le pôle Communication.

2) Ressources Humaines
Deux départs sont à noter au mois de Juillet :

• Christophe FEUILLERAT, définitivement
• Aurélie (référente des petits à Bâbord), pour 1 an (congés sabbatique)
  Cela a entraîné la nécessité de recruter deux nouveaux référents qui ont pris leurs fonctions
  à la rentrée :
• Pascaline, auxiliaire de puériculture, référente des grands à Tribord,
• Caroline, infirmière, référente des petits à Bâbord.

Depuis la rentrée, Nathalie, référente des grands à Tribord est en congé maladie et est
remplacée actuellement par Carine CASOTTO.
Nuivéris, agent polyvalent à Tribord, a également demandé une rupture anticipée de son
contrat et a quitté la crèche le vendredi 02/09. Le changement de politique concernant les
emplois aidés rend la recherche de son ou sa remplaçant.e difficile.
La piste de l’apprentissage est privilégiée, bien que cette solution ne soit pas simple à
mettre en place du fait du besoin quotidien de la personne dans la structure et de
l’alternance de ses présences imposées par la formation. Quelques structures proposent
des solutions plus compatibles avec le fonctionnement de la crèche. Malheureusement, les
formations ayant déjà commencé, Mathieu MAUFOUX attire l’attention sur le fait qu’il ne
sera peut-être pas facile de trouver un candidat.
Kévin, agent polyvalent à Bâbord, finit son contrat en octobre et ne pourra pas être
renouvelé.
Fani, agent polyvalent à Tribord, finit son contrat en octobre et pourra peut-être être
renouvelée en fonction des moyens alloués par le dispositif.
Les salaires des auxiliaires de puériculture ont été revalorisés en juillet 2022. Mathieu MAUFOUX rassure le CA sur le fait que l’impact financier est acceptable et qu’il ne met pas la crèche en difficulté.

3) Dates de fermeture
La crèche sera fermée du lundi 26 décembre 2022 au vendredi 30 décembre 2022 inclus.
La crèche sera fermée pour le pont de l’Ascension le vendredi 19 mai 2023.
Les congés d’été 2023 pourront être pris sur la dernière semaine de juillet et les trois
premières d’août ou sur les quatre premières semaines d’août. Le CA a reporté le vote de la
période de congés d’été à une réunion ultérieure afin d’avoir un retour sur les préférences
de l’équipe. Dans tous les cas, Mathieu MAUFOUX note que le 15 août tombant un mardi,
19 jours seraient posés lors de cette période de congés.
Ajouté à cela, le CA a voté à l’unanimité la fermeture de la crèche le lundi 31 octobre 2022
(pont du 1er novembre).

4) Permanences
Le CA rappelle, aux nouvelles familles comme aux anciennes, que les permanences sont
obligatoires.
En cas de difficulté d’organisation et d’impossibilité de réaliser une permanence, le parent
concerné doit trouver un remplaçant dans les parents de sa section (bâbord ou tribord) afin
d’échanger son créneau avec le sien.
Cette année, le CA décide de mettre en place un suivi des permanences réalisées pour
avoir une idée de l’écart entre le planning prévisionnel et le planning réalisé afin que les
parents chargés d’établir le planning des permanences puissent le faire de façon équitable.

5) Projets
Le CA note l’émergence cette année de nouveaux projets pour la crèche :

• Le livre de recettes de Samira,
• La marche aux lanternes,
• La chorale,
• La fête de l’automne.
  Ces projets pourront être discutés avec le pôle Animation.

6) Organisation de l’association
L’association est organisée en trois pôles distincts :

• Le Conseil d’Administration,
• Le pôle Communication
• Le pôle Animation.

De nombreux membres de l’association ont déploré l’an dernier le manque de cohésion
entre les familles. Alertés sur ce sujet, le CA propose d’adapter l’organisation de
l’association pour améliorer la communication entre les familles et entre les trois pôles.
A cette fin, chacun des deux pôles Communication et Animation devra choisir parmi ses
membres un référent du pôle qui aura pour mission d’organiser le pôle :

• Préparer et animer les réunions du pôle,
• Présenter l’activité du pôle aux autres membres de l’association lors des réunions associatives prévues tous les deux mois.

Le référent de chaque pôle sera invité à la prochaine réunion du CA le lundi 3 octobre pour présenter l’organisation et les projets du pôle pour l’année. Par la suite, les référents seront invités aux autres réunions auxquelles ils pourront assister s’ils le souhaitent.

Alternativement, ils pourront simplement envoyer un mail à un membre du CA pour transmettre des informations si besoin il y a.

L’objectif de cette organisation est de permettre aux pôles de conserver toute leur autonomie sur leurs tâches. Elle permet également des temps d’échange avec les autres membres de l’association en leur donnant un moment de parole dédié en réunion associative mais aussi au CA. Le CA est confiant que cette organisation permettra aux pôles de faire mieux connaître leur activité et créera une meilleure communication transversale dans l’association.